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 Notre dirigeante à l'honneur

« Derrière les entreprises, ceux qui la dirigent ! »  

 

Alyne BOUIX, Manager d’Alti Archivage 

&

d'Alti Consultants
 
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de conseil en entreprise.
 
 
 
 
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Réglementation

Réglementation des archives"La conservation des archives est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche." La réglementation générale applicable aux archives est fixée par les articles L.211-1 à L.214-5 du code du patrimoine.

 

Voici un bref état des lieux du paysage réglementaire français sur les plans légal et archivistique.

 

  • Les archives doivent faire l’objet d’un classement cohérent, d’une cotation rigoureuse et d’un inventaire efficient afin de pouvoir trouver et récupérer rapidement les dossiers nécessaires au travail quotidien. En outre, certains documents peuvent faire l’objet de contrôles -Cour des Comptes par exemple- et doivent être conservés au minimum selon le nombre d’années  prescrit par la loi.

 

  • En deuxième lieu, les documents produits par des entreprises ou organismes dépendant majoritairement de l’Etat sont soumis à la loi sur les archives publiques (loi n°79-18 du 3 janvier 1979), complétée par la loi sur les archives du 15 juillet 2008 et sont de fait imprescriptibles ; leur élimination requiert ainsi l’autorisation de l’administration des archives (Archives de France, Archives Départementales) avec laquelle il doit être défini par ailleurs un plan de conservation.

 

  • Le plan de conservation se matérialise par ce que l’on nomme des tableaux de gestion, tableaux dans lesquels chaque type de document se voit attribuer une « durée d’utilité administrative » (DUA) en fonction :
    • des besoins du service producteur,
    • des lois,
    • des politiques de conservation des Archives de France et des différentes AD (qui différent entre elles).

 

Les Archives de France et des Archives Départementales, par le biais de l'Etat, sont à terme propriétaires de ces archives publiques, elles sont donc en droit d’imposer un niveau de traitement archivistique minimal (dates extrêmes des documents, rédaction des inventaires selon des critères spécifiques) ainsi qu’une somme de prescriptions impératives.


Afin de vous aider dans la gestion de vos archives, nous vous proposons la rédaction d’un manuel de procédures rappelant l’ensemble des règles et méthodes d’archivage; ce manuel propose également des outils personnalisés : tableaux de gestion, plan de classement, système de stockage et gestion des flux d’archives.

Nous pouvons aussi vous aider à optimiser et pérenniser le patrimoine archivistique et documentaire de votre structure et mettre en oeuvre, par le biais de l’aide à la rédaction de cahiers des charges, des systèmes de record management (gestion de la mémoire vive et ancienne, enregistrement des documents vitaux) ou de knowledge management (gestion des connaissances).

 

 

Voici quelques textes de loi parmi les plus récents :
- Loi sur les archives du 15 Juillet 2008
- Code du patrimoine, version remaniée (2009)
- Decrets n° 2009-1124, 1125,1126 du 17 Septembre 2009
- Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018
 
 
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