Le traitement de vos archives dans un cadre réglementaire et pour l’optimisation de vos ressources.  - Les archives intéressent naturellement en premier lieu le service qui les a produites ; elles doivent faire l’objet d’un classement cohérent, d’une cotation rigoureuse et d’un inventaire efficient afin de pouvoir trouver et récupérer rapidement les dossiers nécessaires au travail quotidien. En outre, certains documents peuvent faire l’objet de contrôles -Cour des Comptes par exemple- et doivent être conservés au minimum selon le nombre d’années prescrit par la loi.
- En deuxième lieu, les documents produits par des entreprises ou organismes dépendant majoritairement de l’Etat sont soumis à la loi sur les archives publiques (loi n°79-18 du 3 janvier 1979), et sont de fait imprescriptibles ; leur élimination requiert ainsi l’autorisation de l’administration des archives (Archives de France, Archives Départementales) avec laquelle il doit être défini par ailleurs un plan de conservation.
- Le plan de conservation se matérialise par ce que l’on nomme des tableaux de gestion, tableaux dans lesquels chaque type de document se voit attribuer une « durée d’utilité administrative » (DUA) en fonction :
- des besoins du service producteur,
- des lois,
- des politiques de conservation des Archives de France et des différentes AD (qui différent entre elles).
Cette durée d’utilité administrative définit la durée de conservation des documents et leur destination, que ce soit l’élimination, ou le transfert vers les organismes référents (Archives de France ou AD).
Les Archives de France et leurs émanations sont à terme propriétaires de ces archives publiques, elles sont donc en droit d’imposer un niveau de traitement archivistique minimal (dates extrêmes des documents, rédaction des inventaires selon des critères spécifiques) ainsi qu’une somme de prescriptions impératives.
Afin de vous aider dans la gestion de vos archives, nous vous proposons la rédaction d’un manuel de procédures, rappelant l’ensemble des règles et méthodes d’archivage, ainsi que des outils personnalisés : tableaux de gestion, plan de classement, système de stockage et gestion des flux d’archives.
Nous pouvons aussi vous aider à optimiser et pérenniser le patrimoine archivistique et documentaire de votre structure et mettre en oeuvre, par le biais de l’aide à la rédaction de cahiers des charges, des systèmes de record management (enregistrement des documents vitaux) ou de knowledge management (gestion des connaissances).
Aux termes de l'article L.211-2 du code du patrimoine : "La conservation des archives est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche." La réglementation générale applicable aux archives est fixée par les articles L.211-1 à L.214-5 du code du patrimoine.
|
