proposition d'intervention pour les archives d'entreprises et les archives communales
Connaître et maîtriser le cadre juridique qui régit les archives privées et publiques.
- Les obligations du chef d'entreprise
- Les entreprises, comme tous les organismes du secteur privé, doivent conserver leurs archives pour se conformer à des règles légales :
- soit parce que le droit leur fait obligation de conserver "tel type de document" pendant une durée donnée (c'est le cas de certaines dispostions du Code de commerce, de l'URSSAF, du Trésor Public, etc.). - soit parce qu'il est nécessaire en cas de contrôle, de prouver ce qui a été fait ou dit dans un souci de traçabilité et de respect de la réglementation. Les actions et aides possibles pour vos archives
- L'organisation / réorganisation générale du circuit d'archivage des services, - L'optimisation et/ou la mise en place d'un plan d'archivage, - Les aides potentielles spécifiques pour chaque service, - La maintenance et le suivi de vos archives. - La responsabilité du maire
- Les communes sont propriétaires de leurs archives :
article L 212-6 du code du Patrimoine - Le maire est responsable de l’ensemble des archives de la commune, aussi bien civilement que pénalement :
articles 193 et 254 du Code pénal - Les frais de conservation des archives communales sont compris dans les dépenses obligatoires des communes :
article L. 2321-2 du Code général des collectivités territoriales - Le procès-verbal de prise en charge des archives dans le cadre du renouvellement de municipalité :
article 8 du décret n°88-849 du 28 juillet 1988
Le cadre de classement
Le maire doit veiller à ce que la personne chargée des archives les classe conformément au cadre de classement :
Circulaire NOR INT/B/93/00190/c et AD 93-1 du 11 août 1993 (Instruction pour le tri et la conservation, aux archives communales, des documents postérieurs à 1982 produits par les services et établissements publics des communes)
Le cas des communes de moins de 2000 habitants.
Les éliminations de documents
- Le maire doit veiller à ce que la personne chargée des archives propose des éliminations selon des tableaux de gestion aux normes :
circulaire NOR INT/B/93/00190/c et AD 93-1 du 11 août 1993 - Les archives départementales ne procèdent à aucune élimination sans avis du conseil municipal :
article L 1429-10 du même code général des collectivités territoriales - Après visa du Directeur des Archives départementales, la mairie doit conserver le bordereau d’élimination qui prouve le respect de la procédure administrative réglementaire :
décret 88-849 du 28 juillet 1988 repris par l’art R. 1421-3 du Code général des collectivités territoriales)
La communicabilité et la communication
- Les archives communales sont communicables à toute personne qui en fait la demande selon les délais de communicabilité :
Code général des collectivités territoriales, Loi du 17 juillet 1978 et Loi du 6 février 1992 - Les dépôts aux Archives Départementales
- Le conseil municipal des communes de plus de 2 000 habitants peut délibérer afin de procéder au dépôt de ces documents aux Archives départementales :
article L. 212-12 du code du Patrimoine - Le préfet peut prescrire ce dépôt si les conditions de conservation ne sont pas satisfaisantes:
article L 1421-9 du Code général des collectivités territoriales.
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