Elaboration d’un tableau de gestionCelui-ci: - Recense la production des services (typologie de chaque document produit)
- Rappelle les références légales de conservation
- Fixe les délais de conservation à appliquer (en fonction de ces lois mais également des besoins des services)
- Fixe le sort final
- Propose des oberservations, le cas échéant
Le Tableau de gestion est donc un outil de gestion qui permet de répertorier de façon exhaustive les différents types de documents gérés par les services concernés ; il détermine ainsi les temps de conservation et la destruction ou la conservation définitive à terme. Procédure d’archivage / traitement des archives - Sélection des documents à archiver
Cette sélection est basée sur une analyse de l’environnement réglementaire des obligations légales et économiques. - Définition des durées de conservation
Afin de préserver la valeur de preuve et l’information.
- Intégration des documents
L’intégration des documents dans le système d’archivage se fait en établissant une relation entre le document, son producteur et le contexte de création.
- Classification des activités
Les systèmes de classification sont basés sur une analyse des activités, dans un but de repérage de l’information et de localisation.
- Stockage et conditionnement
Afin de garantir leur exploitabilité, leur fiabilité, leur authenticité et leur conservation pendant la durée requise.
- Traçabilité
Cette traçabilité est nécessaire pour identifier une action en cours, repérer un document, prévenir la perte d’un document, etc
- Mise en œuvre du sort final
Le sort final peut correspondre à la destruction physique, au transfert dans un autre lieu de stockage, ou au versement à un service d’archives.
- Récolement
Le récolement est une opération de contrôle de la présence de documents dans un local d'archives, dans une bibliothèque ou dans un centre de documentation.
Nous travaillons avec des archivistes diplômés.
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