- Un contrat de maintenance peut être proposé dans la continuité de la mission réalisée. Cette maintenance a pour objectif de poursuivre le travail entrepris dans le respect des normes en vigueur, d’assurer la pérennité des outils mis en œuvre, et enfin, de répondre à des questions qui se font jour dans le traitement des archives.
- Cette dernière est assurée par un archiviste mis à disposition par Alti Archivage. Cet expert a participé au déroulement et est en mesure de comprendre rapidement la ou les questions soulevées par le référent archives sur place.
- La maintenance est dans ce cadre à mi chemin entre la formation et le conseil personnalisé.
Cette maintenance peut faire appel à plusieurs types d’interventions :
- Maintenance par courriel : le client pose sa question et une réponse lui est fournie dans les 24 heures.
- Maintenance par visite sur site : ces visites peuvent être programmées à l’avance (une journée par mois ou par trimestre, par exemple / le nombre de jours sera fixé annuellement) ou être organisées à la demande.
- Maintenance par suivi des archives : notre archiviste prend en charge les nouvelles archives à traiter, les éliminations programmées ou non, la formation d’un nouveau correspondant à raison de 2 à 5 jours par mois en fonction du volume des archives à traiter et des besoins de l'entreprise.
Les questions les plus fréquemment posées par les clients qui ont pris en charge leur circuit d’archivage après une de nos missions concernent :
- La réduction possible d’une ou plusieurs Durée d’Utilité Administrative pour des séries volumineuses
- La mise à jour du plan de classement suite à des créations ou suppressions de services, de missions ou de typologies de document
- La mise en lien d'un fond d'archives papier et d'un logiciel de GED, avec ou sans la numérisation de certains documents
- Des propositions d’aménagement du ou des locaux d’archives (type de matériel de stockage, moyens de conditionnement, classement sur les rayonnages, etc.)
- Les conditions de communicabilité de certains documents
- L’organisation d’un chantier après réception d’un fonds d’archives
ALTI ARCHIVAGE est en mesure d’assurer une gestion pérenne de vos archives dans le respect de la réglementation en vigueur et de manière adaptée à vos besoins.
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