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Depuis 2007, Alti Archivage est habilitée à traiter des contrats à clause de sécurité de niveau confidentiel défense.
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 Notre dirigeante à l'honneur

« Derrière les entreprises, ceux qui la dirigent ! »  

 

Alyne BOUIX, Manager d’Alti Archivage 

&

d'Alti Consultants
 
Alti forme des consultants et donne des conseils aux entreprises
 
Alti Consultants : organisme de formation et
de conseil en entreprise.
 
 
 
 
Ea Eco Entreprise : les professionnels de l'environnement et du développement durable.
 
Présentation de l'activité

Préambule

L’archivage correspond à l’organisation raisonnée d’une conservation de l’information: l'information créée aujourd’hui doit pouvoir ête réutiliser demain ou après-demain.
De nécessité, l’archivage est devenu une obligation pour les entreprises. Mais avant de mettre en place une politique d’archivage, l’entreprise doit au préalable analyser ses besoins.

Pourquoi archiver ?

L’archivage répond à trois besoins distincts :Archivage de documents

  • Le premier, le plus important, est le besoin pour l’entreprise de prouver ce qu’elle a fait ou ce qu’elle n’a pas fait ; elle doit justifier de son activité vis-à-vis des autorités de tutelle, vis-à-vis de l’Etat, vis-à-vis d’un audit interne ; elle doit en outre, lors d’un contentieux, produire les pièces nécessaires à la défense de ses droits et de ses intérêts.
  • Le deuxième correspond à la réutilisation des données dans la conduite des affaires comme des études déjà réalisées et réutilisables dans le cadre d’un nouveau projet, de recréer l’information, opération qui peut coûter cher et faire perdre un temps précieux.
  • Le troisième besoin est pour l’entreprise l’intérêt de préserver sa mémoire, tant pour constituer une culture d’entreprise, que pour communiquer à ses clients, ses partenaires, ses salariés, voire la société.

Quels enjeux pour l'entreprise ?

Les enjeux de l’archivage ou de l’absence d’un archivage sécurisé et efficace correspondent à la nécessité de maîtriser les risques suivants :

 

    Juridique

Le principal risque est de ne pas pouvoir produire les données nécessaires pour un audit ou demandées par un juge dans la forme requise.

 

    Logistique

Les données ont été bien archivées techniquement,  mais il est pratiquement impossible d’y accéder car elles n’ont pas été caractérisées pour pouvoir effectuer des recherches.

    Sécuritaire

Des données confidentielles (données stratégiques, personnelles) risquent d’être divulguées parce qu’elles ne sont pas ou insuffisamment protégées, ou encore parce qu’elles auraient dû être détruites.

    Technique

L’enjeu technique est double, à la fois dans l’espace et dans le temps face à l'obsolescence récurrente des formats, supports et outils de restitution, le défi est de pérenniser de pérennité des données sur le long terme.

    Financier

L’enjeu financier est double également : coût d’une amende, d’un redressement fiscal ou d’une condamnation judiciaire et, dans une moindre mesure, mais à ne pas négliger tout de même, temps perdu à la recherche d’informations ou investissement perdu dans des outils non maintenus dans le temps.

 

Satisfaire aux contraintes techniques de l'archivage

Pour atteindre les objectifs d’intégrité, de sécurité et de pérennité des données archivées, l’entreprise doit savoir gérer et anticiper le principe de l’obsolescence technologique récurrente tout en facilitant leur accès. Une grande partie des mesures à prendre repose sur des aspects purement techniques.

 

Des contraintes techniques fortes

Les différentes contraintes peuvent se résumer ainsi :

 

  • Retenir un format logique de document selon le type (image, vectoriel, traitement de texte, éditique…) en fonction de divers critères (pérennité, conversion, coût).
  • Choisir un format physique ou un type de support (magnétique ou optique) selon les mêmes critères  (pérennité, conversion, coût)
  • Analyser les possibilités de migrations tant du point de vue des formats logiques que des supports physiques.
  • Prendre en compte certaines spécificités comme celles liées à la signature électronique pour pouvoir la vérifier, voire apporter la preuve de cette vérification
  • Avoir en permanence à l’esprit les aspects de performance.
 
Forme bleu : archivisitique
Forme jaune : archiver
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