PréambuleL’archivage correspond à l’organisation raisonnée d’une conservation sécurisée de l’information créée aujourd’hui afin de pouvoir la réutiliser demain ou après-demain.
De nécessité, l’archivage est devenu une obligation pour les entreprises. Avant de mettre en place une politique d’archivage, l’entreprise doit au préalable analyser ses besoins.
Pourquoi archiver ?L’archivage répond à trois besoins distincts :
- Le premier, le plus important, est le besoin pour l’entreprise de prouver ce qu’elle a fait ou ce qu’elle n’a pas fait ; elle doit justifier de son activité vis-à-vis des autorités de tutelle, vis-à-vis de l’Etat, vis-à-vis d’un audit interne ; elle doit en outre, lors d’un contentieux, produire les pièces nécessaires à la défense de ses droits et de ses intérêts.
- Le deuxième correspond à la réutilisation des données dans la conduite des affaires comme des études déjà réalisées et réutilisables dans le cadre d’un nouveau projet, au lieu de recréer l’information, opération qui peut coûter cher et faire perdre un temps précieux.
- Le troisième besoin est pour l’entreprise l’intérêt de préserver sa mémoire, tant pour constituer une culture d’entreprise, que pour communiquer envers ses clients, ses partenaires, ses salariés, voire la société.
Quels enjeux pour l'entreprise ?Les enjeux de l’archivage ou de l’absence d’un archivage raisonné et efficace correspondent à la nécessité de maîtriser les risques suivants : JuridiqueLe principal risque est de ne pas pouvoir produire les données nécessaires pour un audit ou un juge dans la forme requise.
LogistiqueLes données ont été bien archivées techniquement, mais il est pratiquement impossible d’y accéder car elles n’ont pas été caractérisées pour pouvoir effectuer des recherches.
SécuritaireDes données confidentielles (données stratégiques, personnelles) risquent d’être divulguées parce qu’elles ne sont pas ou insuffisamment protégées, ou encore parce qu’elles auraient dû être détruites.
TechniqueL’enjeu technique est double, à la fois dans l’espace, et dans le temps, avec le défi de pérennité des données sur le long terme, face à l’obsolescence récurrente des formats, supports et outils de restitution.
FinancierL’enjeu financier est double également : coût d’une amende, d’un redressement fiscal ou d’une condamnation judiciaire et, dans une moindre mesure, mais à ne pas négliger tout de même, temps perdu à la recherche d’informations ou investissement perdu dans des outils non maintenus dans le temps. Satisfaire aux contraintes techniques de l'archivagePour atteindre les objectifs d’intégrité, de sécurité et de pérennité des données archivées, l’entreprise doit savoir gérer et anticiper le principe de l’obsolescence technologique récurrente tout en facilitant leur accès. Une grande partie des mesures à prendre repose sur des aspects purement techniques. Des contraintes techniques fortes Les différentes contraintes peuvent se résumer ainsi : - Retenir un format logique de document selon le type (image, vectoriel, traitement de texte, éditique…) en fonction de divers critères (pérennité, conversion, coût).
- Choisir un format physique ou un type de support (magnétique ou optique) selon les mêmes critères (pérennité, conversion, coût)
- Analyser les possibilités de migrations tant du point de vue des formats logiques que des supports physiques.
- Prendre en compte certaines spécificités comme celles liées à la signature électronique pour pouvoir la vérifier, voire apporter la preuve de cette vérification
- Avoir en permanence à l’esprit les aspects de performance.
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